Phenquestions
Zistiť najlepší čas na stretnutie s kolegami v kancelárii nie je často ľahká práca. Najprv sa ich musíte spýtať na vhodný čas a potom ich zladiť s harmonogramom, aby ste dosiahli najvhodnejší čas pre všetkých. Úloha rozhodovať o tom, kedy sa stretnúť, je pomerne jednoduchá, ak sú ich účastníkmi menší ľudia, ale čo keď stretnutie vyžaduje viac ľudí. Práca je skutočne ťažká, niektoré nie sú k dispozícii alebo ľudia odchádzajú z rôznych dôvodov. Celý tento proces núti investovať veľa vášho produktívneho času, však?!
FindTime je aplikácia, ktorá vám pomôže rýchlejšie naplánovať stretnutia. Doplnok pre Microsoft Outlook, FindTime vám pomôže so systematickým prístupom ľahko rozhodnúť o čase stretnutia, a to tiež bez veľkej účasti. Aplikácia vám automaticky navrhne, ktoré dni a časy fungujú najlepšie pre ľudí, ktorí sa musia schôdzky zúčastniť. Preto vám pomôže ľahko dospieť ku konsenzuálnemu času. Nižšie nájdete informácie o tom, ako rýchlejšie naplánovať stretnutia.
FindTime pre Outlook
FindTime skracuje čas potrebný na organizáciu. Ako organizátor navrhujete vybraný čas všetkým účastníkom a všetkým umožňujete hlasovať. Akonáhle sa prostredníctvom hlasovania dosiahne konsenzus, služba FindTime za vás odošle pozvánku na schôdzku a eliminuje tak čas, ktorý zvyčajne musíte investovať do koordinácie s ľuďmi a dosiahnutia najlepšieho času pre všetkých.
Ak chcete začať používať FindTime
Krok 1
Prvým krokom je inštalácia služby FindTime, ktorá je povinná pre prihlásenie do účtov Office 365. Po prihlásení si môžete nainštalovať FindTime z obchodu Office. Po nainštalovaní reštartujte Outlook a v pravom hornom rohu obrazovky Outlooku uvidíte ikonu FindTime. Všimnite si rozdielny vzhľad v Outlooku 2013, Outlooku 2016 a Outlooku na webe, ktorý je uvedený nižšie.
V programe Outlook 2013
V Outlooku 2016
V Outlooku na webe
Poznámka: FindTime je prístupný iba v Outlooku 2013, Outlooku 2016 a Outlooku na webe.
Krok 2
Takže po nastavení aplikácie môžete teraz naplánovať nový e-mail alebo odpovedať na existujúci e-mail.
Napríklad ak chcete uskutočniť schôdzku s ľuďmi v zozname odpovedaním na existujúci e-mail. Kliknite na „Odpovedať s hlasovaním o schôdzke“.
Otvorí sa panel, pomocou ktorého môžete nastaviť čas trvania schôdzky. Stredná a dolná časť panela vám umožňuje zobraziť plán ľudí, ktorých chcete pozvať na schôdzku. Tu môžete vybrať viac časových úsekov a poslať ich zúčastneným osobám so žiadosťou o hlasovanie.
Stav ľudí je znázornený rôznymi farbami a na základe toho sa môžete rozhodnúť, ktorý priestor na schôdzky je pre všetkých najvhodnejší.
Kliknite na tlačidlo „Ďalej“ a zobrazia sa časové úseky a karty z užšieho výberu, ako napríklad „miesto stretnutia“. Teraz ste pripravení pozvať. Kliknutím na tlačidlo „Vložiť do e-mailu“ vytvoríte pozvánku.
Krok 3
Po uskutočnení pozvánky kliknite na tlačidlo „odoslať“ v okne doručenej pošty, aby ľudia mohli hlasovať v časových intervaloch, ktoré ste vybrali. Každý pozvaný môže vidieť online anketu o tom, kto a za aký čas hlasuje. Môžete dokonca vedieť, že ostatní vedia o vašom obľúbenom slote.
Ihneď po dosiahnutí hlasov dostane pozvánka plány a vaša schôdza bola nastavená. Organizátor tiež dostane e-mail s potvrdením pozvánky.
Poznámka: Na strane príjemcov potrebujú iba e-mailovú adresu, aby dostali vaše pozvanie a prístup na internet, aby mohli hlasovať na webovej stránke FindTime. Rovnako môžu hlasovať z ľubovoľného zariadenia, z ktorého chcú. Príjemcovia nemusia mať nainštalovaný program FindTime na svojom PC alebo telefóne, ani na účet Office 365.
Kliknite tu začať používať FindTime a dajte nám vedieť, či sa vám táto nová aplikácia od spoločnosti Microsoft páči.
Zdroj obrázku: Microsoft.
