Phenquestions
Usporiadanie tímových stretnutí je náročná úloha, najmä keď organizátor zistí, že nie je vhodný čas na stretnutie všetkých. Problém je však možné do istej miery minimalizovať prostredníctvom Výhľady novo zavedená funkcia s názvom Navrhnite nový čas. Používatelia, ktorí používajú verzie aplikácie Microsoft Outlook pre počítače, môžu byť s touto funkciou oboznámení. Je to funkcia, ktorá umožňuje účastníkom skontrolovať, či sú všetci, vrátane seba, zadarmo, takže schôdzku je možné dohodnúť ľahko a bez veľkých problémov s organizátorom.
Všetko, čo musia účastníci urobiť, je zdvorilo odmietnuť navrhovaný čas stretnutia a navrhnúť iný vhodný čas, ktorý by mal organizátor stretnutia zvážiť. Organizátor potom môže prijať ten najlepší návrh nového času a rýchlo naplánovať schôdzu.
Ako funguje funkcia Propose New Time v programe Outlook
Najskôr organizátor schôdze odošle žiadosť všetkým účastníkom. Po prijatí žiadosti o schôdzku môžu tatendee nájsť rôzne možnosti (Nezáväzne, Odmietnuť a Navrhnúť nový čas) uvedené vedľa zvyčajného tlačidla „Prijať“ v sekcii „Pošta“.
Ak dôjde ku konfliktu v navrhovanom čase stretnutia. Účastník môže jednoducho kliknúť na tlačidlo Navrhnúť nový čas buď na pozvánke, alebo na samotnej udalosti kalendára.
Po dokončení nájde 3 zobrazené možnosti:
- Prijmite a navrhnite nový čas
- Predbežne a navrhnúť nový čas
- Odmietnuť a navrhnúť nový čas.
Po výbere jednej z troch možností Navrhnúť nový čas sa otvorí prehľadné zobrazenie asistenta plánovania.
Tam môžete vyplniť príslušné podrobnosti a kliknúť na tlačidlo „OK“. Akcia okamžite zobrazí novú e-mailovú správu s automatickým adresovaním organizátorovi s novým návrhom času. Dostanete tiež možnosti pridania príjemcov okrem organizátora.
Keď organizátor schôdzky dostane e-mail od účastníka, ktorý navrhuje nový čas, v pozvánke sa zobrazí upozornenie oznamujúce, že pre pozvánku na schôdzku odoslanú skôr bol navrhnutý nový čas.
Ak je organizátor vnímavý k navrhovaným zmenám, udalosť upraví. Asistent plánovania mu umožňuje zobraziť aktuálny čas stretnutia spolu so všetkými návrhmi nového času, ktoré dostane od všetkých účastníkov.
To pre neho zjednodušuje hľadanie, porovnávanie možností a výber tých, ktoré sú pre každého najlepšie.
Po výbere nového načasovania schôdzky môže organizátor poslať aktualizovanú pozvánku všetkým účastníkom.
Zdroj.
